Control de gastos en los viajes de negocios en la empresa

Se sabe que son varias las empresa y pymes que ante la crisis tratan de evitar los viajes de negocios y se vuelcan por la tecnología para comunicarse. Pero así y todo las empresas que igualmente por los viajes de negocios, no ejercen control de gastos en los viajes de negocios de la empresa, por lo que queda sin controlar un 13% de los gastos.

Dicho porcentaje parte de la plataforma de formación continua Forum Business Travel, que señala que son un 13% los gastos extras que asumen las empresas durante los viajes de negocios, en concepto por: gastos en el parking, uso de wifi en hoteles o servicios extras en el avión.

Esto no hace que más que reflejar que las empresas no logran llegar a cuantificar los gastos extras generados por los empleados al salir en viaje de negocios. Por lo que un método que se aconseja es el pago con tarjeta.

La forma de poder calcular los costes, es el de analizarlos previamente al viaje y mientras se da el mismo, y lógicamente tras este. Ya que tras la vuelta del empleado sobreviene la justificación de gastos, este proceso lo facilitará el utilizar medio de pagos que siempre permiten acceder a registros, entre uno de los mejores es la tarjeta de crédito.

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Primer Informe de Viajes de Empresa en España

El Primer Informe de Viajes de Empresa en España por parte de FCM Travel Solutions siendo una de las más prestigiosas agencias mundiales en segmento de viajes de negocio, revela que las empresas españolas a pesar de la crisis o tiradas por ella optaron por salir a internacionalizarse durante 2010.

El informe demuestra que realizaron viaje un 1% menos en 2010 aunque escogieron destinos más lejanos entre ellos el principal ha sido América en el que se dio un incremento del 8% y hacia Asia que creció un 16%, buscando oportunidades de negocios tanto pymes como emprendedores siendo apoyadas en algunos casos por el ICO que brinda diferentes líneas de préstamos.

Los países emergentes se vuelven una atractiva oportunidad de ser receptivos de productos de las empresas españolas, y dentro de Asia, China ha sido una de las que más interés despertó por parte de las empresas españolas, más allá de las diferencias culturales.

Además un 68% de las empresas, lleva a cabo reservas anticipadas con el objetivo de lograr mejores precios. Mientras que el 56% de ellas elige reducir el número de viajes e incluso remplazar las visitas de negocios por la videoconferencia algo que reduce notablemente los costes, el 56% de ellas.

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Conecta con el mercado programa de comercio exterior de ICEX

Sabemos que las quejas de las pymes son muchas y justificadas y algunas de ellas se vuelven costumbre como el solicitar financiación a través de créditos o la simplicación para acceder a los préstamos ICO, pero les quedan otros caminos por recorrer para ganar en competitividad y dinero como es salir al extranjero.

Para ello es que, Instituto de Comercio Exterior (Icex) les ofrece un plan de asesoría a través de videoconferencia por el que pueden potenciar sus ventas las pymes españolas.

De ahora en más las pymes pueden acceder a una nueva herramienta por la que podrán acercarse a los mercados exteriores con la ventaja que les permitirá ahorrar más ya que evitarán invertir as usuales cantidades de dinero en desplazamiento y gestiones en los países de destino. Esta nueva herramienta se denomina “Conecta con el mercado”.

Conecta con el mercado, el programa de comercio exterior de ICEX, les permite a las empresas españolas contar con asesoramiento para inversión en el extranjero mediante videoconferencias directas con oficinas económicas y comerciales del propio Icex que poseen en diferentes países.

Con este tipo de herramientas se pretende impulsar las exportaciones y las inversiones de las pymes españolas en mercados extranjeros recibiendo asesoramiento personalizado gracias a la red principal de oficinas que se encuentran en el exterior.

En tanto que, las ciudades de españolas a partir de las que pueden establecerse la videoconferencia son: Barcelona, Madrid, Valencia, y Valladolid, Murcia, Badajoz, Vigo, Zaragoza, San Sebastián, Sevilla, siendo las principales regiones más exportadoras.

Por el lado de las oficinas de destino que posee el Icex, están ubicadas en:
París, Copenhague, Düsserdolf, Londres, Bombay, Moscú, Brasili, Yakarta, Delhi, Varsovia, Praga, Budapest, Bogotá, Monterrey, México DF, Sao Paulo, Pekín, Shangai, Cantón, El Cairo, Argel, Omán, Dubai, Rabat, Nueva York, Chicago, Washington, Los Ángeles y Miami.

Una de las principales ventajas del servicio para el empresario es que este podrá tener una entrevista de forma individual con profesionales pertenecientes al destino que se haya escogido pudiendo resolver sus dudas respecto al mercado, dudas que suelen estar ligadas a las normas, la distribución, el etiquetado, ferias o sectores para poder invertir.

De esta forma Conecta con el mercado, se encontrará operativo durante Noviembre, pudiendo conectar las principales ciudades exportadoras de España con 29 ciudades alrededor del mundo a través de la videoconferencia, que además de ahorrar costes de desplazamiento pueden encontrar alguna oportunidades de negocio, además de asesorías personalizadas que provienen de los países de destino, previamente a llevar a cabo la inversión.

Programa de fidelización para pymes de Air Berlin

Air Berlin se suma a las compañías aéreas que le prestan apoyo a las pymes, a través de su Programa de Fidelización para Viajes de Negocios dirigido a las pequeñas y medianas empresas que cuentan con bajos presupuestos e incluso muchas veces dejando de lado los viajes de negocios reemplazándolo por comunicación a distancia o en otras ocasiones dejan de lado la contratación de seguros de viaje.

Es por ello que Air Berlin ha decidido ampliar su actual oferta a pasajeros que se encuentran dentro del segmento de las empresas como las pymes, para ello incorpora un nuevo programa de fidelización para las pymes que no poseen un alto presupuesto para llevar a cabo sus viajes de negocios.

De esta forma, las pymes podrán acceder al Business Points por cada viaje de negocios que realice un empleado fijo. Por lo que el administrador de perfiles de cada pyme accederá a las reservas de vuelos además del historial de reservas de todos sus empleados.

Mientras que aquellas, pymes que carezcan de un gestor de viajes, podrán realizar el abono y administración de Business Points con la ventaja de que no tendrán que invertir tiempo ni dinero, solamente habrá que indicar el número de cliente de Business Points al realizar la reserva.

En tanto que, los Business Points serán abonados por las reservas efectuadas, además de un número de cliente en todos los trayectos de Air Berlin y NIKI, entre la Península Ibérica y el hub de Palma de Mallorca.

Otra de las ventajas que ofrecen como a cualquier pasajero, es el que podrán juntar puntos -el número de puntos se rige por la distancia, la tarifa y la clase (turista/business)-en todos los vuelos que sean en Alemania y los destinos que sean por viajes de negocios en Europa, y a ciertos destinos entre ellos: Tel Aviv, El Cairo, Bangkok, Ciudad del Cabo, Estados Unidos y Canadá.

Imagen: Google

Air Europa ha atraído a 3.000 pymes a su programa de fidelización

Finalmente Air Europa ha logrado superar las 3.000 empresas adscritas a su programa de fidelización para pymes y autónomos tras 4 meses desde el lanzamiento a fines de 2009.

Es así que, Air Europa lanzó durante el mes de Noviembre pasado un programa de fidelización para que profesionales y agencias de viajes gestionen mediante la página Web de la compañía.

Para acceder al programa Air Europa Empresas se puede hacerlo a través de Internet a en la Web www.aireuropa.com, podrán acceder un profesional autónomo o personal de pequeñas y medianas empresas.

A través de este programa se puede acumular puntos por desplazamientos con Air Europa y a su vez canjearlos por vuelos y servicios de valor añadido a los beneficios de la tarjeta ‘Flying Blue’, como pueden ser: seguros de viajes, exceso de equipaje, aparcamientos exclusivos o acceso a salas VIP.

La ventaja y diferencia con otros programas parecidos, es que aquellos fijan limitaciones para adquirir billetes a través de puntos, ya que los que se obtienen dentro del programa Air Europa Empresas son equivalentes a dinero en efectivo. Cuando haya una plaza disponible en vuelo, se podrá transformar dichos puntos acumulados en un billete.

Las pymes reducen viajes de negocios por comunicaciones

Se ha comprobado a través de un estudio realizado para Skype por el instituto RedShift que el 61% de las pymes españolas deciden sustituir los viajes de negocios por las comunicaciones alternativas, como una medida de ahorro, dichas comunicaciones suelen ser: videoconferecia o comunicaciones por Internet.

Desde las pymes señalan que, una de las principales causas para este reemplazo de viajes de negocios por las comunicaciones tecnológicas se debe a los recortes presupuestarios, las limitaciones de tiempo y la preocupación por el medio ambiente. Un 26% de las pymes españolas señalan que realizan esta modificación debido a que la crisis les ha obligado a reducir el número de viajes de negocios.

Un 40% de las pymes españolas han reducido sus gastos en viajes de negocios entre un 30% y un 40%. Más allá de este recorte, un 90% de las pymes españolas responden que a pesar de esto, el trato o relaciones con clientes y socios no las ha afectado. La mayor parte de las pymes mantuvieron comunicaciones periódicas a diario (30%) o una vez a la semana (32%).

Más del 90% de los ejecutivos europeos mantiene contactos comerciales en 2 o más países extranjeros, y el 15% tiene relaciones con socios comerciales de más de 6 países.

Respecto a las pymes españolas, un 37% mantiene contactos de forma regular con gente de 2 a 3 países, y otro 27% con gente de 4 o 5 países diferentes.

Como reemplazo de los viajes de negocios, las pymes eligen:
-Mensajería instantánea (54%)
-Skype (43%)
-Videoconferencia (41%)
-Teleconferencia (40%).

A futuro las comunicaciones por vídeo, se dará en más casos y actualmente en España es la herramienta más escogida a la hora de reemplazar las comunicaciones al recortar los viajes de negocios, muy por delante del resto de los países.

El 66% de las pymes respondió que ha utilizado este tipo de comunicación como reemplazo directo de los viajes de negocios, y un 56% prevé incrementar su utilización con fines de negocio.

Respecto a las diferentes formas de comunicación, las pymes consideran mucho más eficaces, un 74% el correo electrónico. De los 8 países encuestados, Polonia es el que ha elegido más el correo electrónico (84%), Rusia las videollamadas (50%) y de Skype (73%), Turquía por las redes sociales (23%), Francia es el que se ha mostrado interesado en estas herramientas (2%). Mientras que Alemania prefiere las llamadas de voz (65%) como comunicación más eficaz.

Como recortar gastos en viajes de empresa

Recortar los gastos en algunos sectores de las pymes no significa eliminar esos sectores o gastos, se trata de buscar ideas, opciones que se han dejado de lado o no se tuvieron en cuenta.

La empresa de viajes Rumbo Negocios aporta desde su experiencia una serie de recomendaciones hacia las pymes respecto a recortar los gastos en viajes de empresa:

-Utilizar las tarifas más económicas de Internet. Son más rentables, aún cuando se tenga que perder algún billete.
-Establecer prioridades. Ya que no es sólo reducir reuniones, se trata de que viajen los necesarios para poder lograr los objetivos.
-Una buena opción son los listados de anticipación, para que cada viajero sepa cómo esta contribuyendo a la media de la empresa.
-Contemple otras opciones por sobre el billete de avión ya que una buena opción puede ser, incluso más barato, el de reservar un paquete que incluya vuelo y hotel.
-Aprovechar el llamado ‘factor de culpabilidad’ de Internet. Ya que el viajero suele ver y analizar todas las tarifas de una vez y nunca optará por la más cara.
-Ser trasparente con sus empleados, es sano en muchos aspectos yen este puede distribuirles entre su plantilla informes que traten sobre costes medios en las principales rutas.
-Si tiene la oportunidad y encuentra una buena tarifa, reserve su billete, cierre la reunión y compre posteriormente el ticket.
-Fomente el ahorro entre la plantilla, es bueno pero se empieza por uno mismo. Para dar una mejor idea de cuan importante es, los directivos deben ser los primeros en dar el ejemplo.
-Lo recomendable es no pensar en una sola aerolínea. Ya que las mejores webs le ofrecen todas las combinaciones posibles que venden las compañías aéreas.
-Para lograr una mejor búsqueda de pasajes esté atento y benefíciese de precios especiales que las aerolíneas suelen ofrece los fines de semana.

Siguiendo estas pautas, ya no será necesario que cuando piensen en la frase recortar gastos se piense en desechar reuniones, sino buscar el mejor coste en los viajes y de esta forma contribuirá de mejor forma a su pyme.

Programa “AirEuropa Empresas” para pymes y autónomos

Air Europa ha lanzado un programa de puntos dirigidos a pymes y autónomos. De esta manera la aerolínea pone a disposición “AirEuropa Empresas”, este es un programa que les permite a las Pymes y autónomos poder acumular puntos en cada uno de los desplazamientos que realicen y poder canjearlos por vuelos y servicios de valor añadido como son los seguros de viajes, el exceso de equipaje, los aparcamientos exclusivos o incluso el acceso a salas VIP.

La gran diferenciación de este programa con el de otras compañías, es que ellas imponen limitaciones en cuanto a la adquisición de billetes a través de puntos, mientras que los puntos que se obtienen dentro del programa “AirEuropa Empresas” son equivalentes a dinero en efectivo.

De esta forma, siempre que exista una plaza libre en el vuelo, el usuario tendrá la posibilidad de convertir los puntos en un billete y según explican desde la compañía “con la misma transparencia con que lo haría con dinero”. Así las pymes y autónomos logran liberarse de ciertos gastos a la hora de tener que tomar decisiones ante un viaje.

Seis proyectos buscan su ‘business angel’

Seis negocios se encuentran exponiendo sus planes ante inversores privados para obtener una vía de financiación. Estos seis emprendedores están en busca de su ángel de la guarda en los negocios, el cual les permita realizar sus proyectos de crecimiento en sus respectivos negocios.

Esto se da dentro de la edición 39 del foro de inversores privados (los denominados business angels) y family office del IESE. Dicha reunión es la primera de las ocho que realizarán entre el actual mes de Octubre y Junio de 2010.

Una parte de los proyectos, que son expuestos ante los 25 inversores que se han acercado a escuchar y estudiar la viabilidad de los emprendedores, están en la fase inicial de desarrollo, y otros proyectos están en fase de crecimiento.

El origen de la Red de Inversores Privados del IESE data de 2003. Ya son 26 proyectos lo que han sido financiados de un total de 260 presentados. Mientras que las operaciones van de los 200.000 euros a los 2 millones de euros.

Entre los varios proyectos se encuentra el de Casals Offering, esta es una compañía ubicada en Barcelona que se especializa en el desarrollo y comercialización de software y servicios de gestión empresarial basados en la nuevas arquitecturas de gestión y espera encontrar un inversor que le permita una financiación para poder crecer.

En cambio existen otras empresas que se han presentado para conseguir financiación para poder expandirse fuera de España, como es el caso de la barcelonesa Endiplec, que se especializa en ingeniería, el diseño y la fabricación de expositores publicitarios automontables, y ha planteado sus proyectos de expansión en los cinco continentes.

En cuanto al número de proyectos que ya han sido financiados por los business angels reunidos en el IESE, llega a 26 de un total de 260 proyectos que fueron presentados. Entre los que ya han recibido financiación, se encuentran Soventia, BuyVip.com y Privalia.

Este foro coincide con la cuarta edición del programa de formación para inversores privados del IESE.

hotel.info: tarifas especiales para viajes de negocios

Para muchas empresas los gastos en viajes de negocios representan un alto coste, pero dada la actividad de la misma, es difícil recortar estos gastos. Por eso hay que buscar alternativas que logren reducir el gasto de la mejor manera posible.

hotel.info le permite ahorrarle a la empresa una importante suma ante un viaje de negocios, ya sea un empleado o el propietario de la empresa.

Se ha implementado un sistema de tarifas especiales para empresas, pudiendo ahorrar con los hoteles participantes los cuales ofrecen precios especiales para clientes de negocios.

Entre las ventajas que pueden obtener, se encuentran:

Números gratuitos internacionales, recibiendo ayuda las 24 horas del día.
Cancelación gratuita, de no poder presentarse en el hotel que se ha reservado, podrá cancelar la reserva sin ningún coste adicional.
Búsqueda radial: este sistema le permite hacer una reserva cerca de la dirección de destino.

Dependiendo del volumen de su empresa el área que más se adecue puede ser:

- Área para todos los clientes de negocios

- Área para Travel manager

Si viaja por negocios como empleado de la empresa y cuenta con un volumen de reservas de hotel inferior a 50.000 € al año, se podrá registrar como viajero de negocios y lograr beneficios a partir de las ventajas de una colaboración con hotel.info

Tarifas especiales para empresas: Si ve en la lista de hoteles el logo de hotel.info entonces podrá disfrutar de las atractivas hoteles e importantes ventajas de precio como cliente de negocios.

Teléfonos de atención al cliente gratuito: A través de los números internacionales gratuitos, especiales para clientes corporativos tendrán asistencia telefónica profesional alrededor del mundo y durante las 24 horas.